Publié par Fabrice Jobard

When receiving a call, there are some rules to follow.telephone 256305

La réponse à un appel doit être :

1 : Rapide : l'organisation des lignes dans chaque service doit faciliter le décrochage.

2 : Avenante : le sourire s'entend au téléphone !

3 : Identifiée : toute personne doit se présenter et annoncer son service d'appartenance (surtout pas de « allo... oui ? »)

4 : Chacun doit avoir pris le temps d'apprendre le fonctionnement de son poste téléphonique (rien de pire qu'une coupure au moment où l'on bascule l'appel sur un de ses collègues)

5 : Il faut savoir prendre des notes pour les collègues absents (pas de « Rappelez lundi, il est en ARTT ! »).

L'idéal est d'établir pour chaque service des cahiers des appels en absence où sont consignés : le nom de l'appelant, son numéro de téléphone, l'heure et l'objet de l'appel.

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