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Un papier à lettres bon marché (maigre, transparent), une manipulation peu aisée donnent une piètre image d’une
organisation ou d’une collectivité. Voici quelques conseils utiles.
Un papier à lettres doit s’accorder avec l’identité d’un émetteur. Une collectivité peut opter pour un papier
blanc, moderne, alors qu’une firme de luxe préférera un support coloré, inédit et plus voyant. L’épaisseur du papier a également son importance. Chaque type de papier est fabriqué en plusieurs
épaisseurs et l’on exprime le plus souvent ce poids en « g par m2 ».
Exemple : un papier pèse 72 g par m2, on dit qu’il a un grammage de 72 g. Ceci est très fin, presque
transparent. Une bonne rigidité se trouve autour de 110, 115 g. Le format choisi doit être l’un des formats normalisés internationaux, 21 x 29,7, ou les formats qui en dérivent.
La manière dont le logotype ou le blason d’une collectivité y apparaît, l’originalité de l’ensemble permettent
de repérer au premier coup d’œil cette correspondance dans une pile de courrier et de l’identifier. Mais il n’est pas question de rechercher l’originalité à tout prix. Il faut respecter les
normes en vigueur et faire preuve de réalisme. On mémorise en général ce qui est beau, mais on vit avec ce qui est pratique. Tout document qui sort d’une organisation ou d’une collectivité doit
concilier ces deux exigences et porter sa meilleure griffe visuelle. La possibilité d’utiliser l’identité visuelle de la collectivité sur le papier à lettres s’étend aux élus d’opposition, à la
condition expresse que tout courrier ainsi adressé sur papier en-tête ne réponde pas à des fins personnelles… Tel est l’avis réitéré du ministère de l’Intérieur.